ما الذي يساعد سيارة سباق F1 على عبور خط النهاية؟ إنها ليست مجرد سائق ماهر ، وليست مجرد مركبة مصممة بدقة واختبارها.
إنه فريق ، عمل الآلاف من الأفراد الذين يعملون في مئات الآلاف من المشاريع بسلاسة للحفاظ ليس فقط على تلك السيارة ، ولكن الكثير من المشاريع المعقدة قيد الحركة.
ومثل بناء سيارة سباق ، يجب أن تكون الجهود دقيقة ومنسقة وسهلة الإدارة. بالنسبة لـ McLaren Racing ، هنا يأتي دور Smartsheet.
Smartsheet عبارة عن أداة لإدارة المشاريع والتعاون المستندة إلى مجموعة النظراء تساعد الفرق على إدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة ، وتتبع التقدم ، والحفاظ على تحرك الكثير من الأجزاء اللوجستية المعقدة لمساعدة الشركات على أتمتة سير العمل.
تأسست Smartsheet في عام 2005 ، وتستخدم في مجموعة متنوعة من الصناعات ، بما في ذلك البناء والرعاية الصحية والتمويل والتكنولوجيا ، من قبل أكثر من 100000 منظمة بما في ذلك NHS و DeWalt و Domino’s و LEGO.
توفر Smartsheet نظامًا أساسيًا مرنًا يسمح للفرق بالتعاون والعمل معًا في الوقت الفعلي ، بغض النظر عن مكان وجودهم ، وكان لا يقدر بثمن بالنسبة للشركات ، خاصة منذ الوباء.
تم تصميمه ليكون سهل الاستخدام ، مع مجموعة من الميزات التي يمكن تخصيصها لتلبية احتياجات كل فريق أو مشروع أو عميل ، مما يساعده على الاندماج في أي هيكل شركة.
ليس من المستغرب أن تجذب مثل هذه الأداة البديهية والشاملة لإدارة المشروع اهتمام خبير السيارات البريطاني مكلارين ، المعروف بأعاجيب الهندسة والتكنولوجيا الخاصة به.
بدأت الشراكة بين McLaren Racing و Smartsheet في عام 2021 ، عندما كانت شركة McLaren تبحث عن طريقة لتبسيط إطلاق سياراتها لعام 2022 ، بما في ذلك منافستها في الفورمولا 1 ، MCL36.
أخبرنا إدوارد جرين ، رئيس التكنولوجيا التجارية في McLaren Racing ، أن لديهم أكثر من 800 أصل رقمي يحتاجون إليه لإطلاق جميع السيارات في وقت واحد ، وكانت منصة Smartsheet ، Brandfolder ، الأداة المثالية لإدارة هذه الأصول.
وذلك لأن Brandfolder يعمل بشكل مستقل إلى حد كبير ، حيث يقوم بوضع العلامات وحفظ الصور بناءً على الشعارات والوجوه والأشياء التي يتعرف عليها.
كان الحصول على أصول لشيء مثل الكشف عن سيارة أو حدث علاقات عامة يمثل كابوسًا لوجستيًا لشركة ماكلارين – أخبرونا أنهم اعتادوا امتلاك أكثر من 90 تيرابايت من الأصول على محركات الأقراص الصلبة الميكانيكية في درج في المقر الرئيسي لشركة ماكلارين – لكن الأمر سهل الآن.
يمكنهم البحث عن اسم علامة تجارية للعثور على أي صور تحتوي على شعارها ، ويمكنهم البحث عن “Lando” أو “Oscar” للعثور على صور لهم وهم يدخلون ويخرجون من سيارتهم لاستخدامها في البيانات الصحفية. لقد ولت الأيام التي كان عليهم فيها الانخراط في سلسلة ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني مع أشخاص مختلفين عبر الشركة يبحثون عن تلك الصورة “المثالية”.
استغرقت العملية الكاملة لإطلاق السيارات أقل من 8 أسابيع ، وبمجرد استخدامها في إطلاق السيارات ، تم ربطهم.
قال لنا إدوارد جرين: “إذا كان بإمكاني تدريس شيء واحد ، فسيكون ذلك من الفضول”. قال إن Smartsheet ساعد في جعل الموظفين أكثر فضولًا ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى أنه كان لديهم المزيد من وقت الفراغ بمجرد تبسيط الأمور ، وجزئيًا لأنها كانت أداة قوية لديها القدرة على حل المشكلات في جميع أنحاء الشركة.
استراتيجيته بسيطة إلى حد ما – إذا كان بإمكانك المساعدة في حل مشكلة متخصصة ، فيمكنك الصراخ بشأنها في جميع أنحاء العمل. يثير هذا اهتمام الأشخاص الآخرين ، ويبدأون في التساؤل عما إذا كان بإمكانهم حل المشكلات في قسمهم بطريقة مماثلة ، أو باستخدام أدوات مماثلة.
لقد كان بمثابة رد فعل متسلسل ، حيث قام الأشخاص بتطبيق Smartsheet هنا وهناك وفي كل مكان. أصبحت “العروض التقديمية” “لوحات المعلومات” ، والتي تتمتع الآن بالقدرة على تغيير الملفات الحية حيث لا تستطيع أنظمتها السابقة ذلك.
في الوقت الحاضر ، يستخدمون Smartsheet في كل شيء. أخبرنا إدوارد على وجه التحديد أنه “لا يمكنك تشغيل مشروع بدون Smartsheet.” يقترح الأشخاص أشياء في المكتب ، وسيواجهون السؤال – “هل هو موجود على Smartsheet؟”
ولم يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لدمج Smartsheet في Maclaren مع قدرة McLaren على العمل بسرعة كبيرة وكان هناك صخب كبير من الموظفين للحصول على تراخيص ، والتي قيل إنها غير عادية للغاية بالنسبة لشركة McLaren.
عادة ، عليهم إجبار الناس على تبني تكنولوجيا جديدة ، هذه المرة كان هناك طلب. “انتشر كالنار في الهشيم.”
إحدى النتائج الكبيرة هي التوزيع الأسرع لمقاطع يوم السباق والأصول على وسائل التواصل الاجتماعي ومنصات الصحافة. هذا شيء رائع بالنسبة للمعجبين – يمكنك الوصول إلى اللحظات المميزة من السباقات بشكل أسرع وبجودة أعلى ، وبالنسبة لماكلارين وشركائها ، يمكنك الحصول عليها من خلال علامة محسّنة وإمكانية البحث.
Smartsheet هي واحدة من تلك الأدوات التي تبدو وكأنها في الغالب محدودة بخيالك ، وهذا شيء تمتلكه مكلارين بالتأكيد بأعداد كبيرة. يستخدمونها للاحتفاظ بمعلوماتهم حول “ماذا” و “أين” ، ويستخدمونها بكفاءة للحصول على نظرة عامة على ما يحدث ومتى حتى يتمكنوا من وضع الخطط.
من الواضح أن هذا قوي للغاية بالنسبة لشركة يمكن أن تكون في الولايات المتحدة لمدة أسبوع ، وإسبانيا في الأسبوع التالي. علاوة على ذلك ، لديهم أنظمة آلية تقوم بكل الأنواع من أجلهم ، حتى وصولاً إلى ترتيب أطقمهم وملابسهم الرياضية.
يقوم تلقائيًا بإرسال بريد إلكتروني إلى الموظفين ويخبرهم بالحضور من أجل التركيب. يتم بعد ذلك قياس المجموعة وترتيبها باستخدام Smartsheet ، مع الاحتفاظ بجميع القياسات والمتطلبات رقميًا على النظام. كان هذا شيئًا يتم القيام به باستخدام أوراق ضخمة ، وملصقات ، ومسارات بريد إلكتروني.
سيقيسك شخص ما ، ويكتب القياسات ، ثم يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد الموردين لترتيب المجموعة. من المفترض بعد ذلك أن عليهم استلامها والترتيب لك لتجميعها ، وكانت العملية برمتها أقل تنظيماً وأكثر فوضوية مما هي عليه الآن. المهام الوضيعة مؤتمتة ، مما يوفر الوقت والطاقة للوظائف الأكثر أهمية.
الكفاءة ووقت الموظفين أمر مهم للغاية لإدوارد جرين. أخبرنا أنه يغير مزيج المهارات في الشركة ، حيث يجد الموظفون الآن أنهم قادرون على متابعة الدورات وتعلم المزيد من المهارات.
النتيجة الصافية للسيارات واضحة – وقت أقل في الأعمال الورقية والتنظيم يعني مزيدًا من التدريب العملي على سطح السفينة ، سواء كان ذلك في فك تشفير البيانات أو تصميم القوائم الجانبية أو استخلاص المعلومات بعد السباق.
لم يكن بإمكان الأشخاص في مكلارين توضيح الأمر لنا – Smartsheet يجعل السيارات أسرع. هناك 30 شخصًا يعملون في مجال تكنولوجيا المعلومات ، و 1200 يعملون في أماكن أخرى لشركة McLaren ، وقد وفروا جميعًا الكثير من الوقت بفضل هذه الشراكة.
وفر الوقت في المكتب ، كما اتضح ، ويمكنك كسب الوقت على المسار الصحيح. تمتلئ المحادثات حول رياضة السيارات بعبارة “مكاسب هامشية” – وفر عشرًا هنا ، ونصف عُشر هناك ، وقبل فترة طويلة سيكون لديك سباق بين يديك.
هذا ما تستخدمه ماكلارين من أجله – عمليًا ، يتم استخدامه لإدارة القنوات الاجتماعية ، وتذاكر تكنولوجيا المعلومات ، والتخطيط وتتبع المشكلات اللوجستية المهمة التي لا تتحمل الوقوع في الخطأ ، مثل إرسال سيارات متعددة حول العالم للأجناس والأحداث.
تساعدهم Smartsheet على هدم الجدران بين الفرق المختلفة وتحفيز التعاون بين الأقسام لتبسيط العمليات ومساعدة أعضاء الفريق على اكتساب مسؤوليتهم الخاصة عن عملهم.
بفضل الحلول المتكاملة والقابلة للتطوير بشكل لا يصدق ، تعتبر Smartsheet رائعة بشكل خاص في النمو مع عملائها – مع المشكلات البسيطة التي تتطلب حلولًا يمكن تطبيقها بعد ذلك ليس فقط على أجزاء أخرى من العمل الآن ولكن أيضًا على ما ستفعله الشركة غدًا.
وعلى الرغم من أن برنامج Smartsheet القوي يساعد على ربط شركائها بشكل أفضل ، إلا أن الأمر لا يتعلق دائمًا بالتكنولوجيا. إنهم يصرون على أنك بحاجة إلى أن يتحدث الناس مع بعضهم البعض ويشاركون أمثلة لما يعملون عليه.
“في Smartsheet ، يمكنك رؤية سير العمل الآلي بحيث يمكن لأي شخص المتابعة لفهم ما يفعله شخص ما ورؤية ما يفعله – التمثيل المرئي رائع. إنه ليس مدفونًا في سطور من التعليمات البرمجية. ولأننا فريق ، نريد جميعًا مشاركة ومساعدة بعضنا البعض “.
في حين أن البرامج التي تتضمن كل هذا تبدو معقدة ، فمن المدهش أنها ليست كذلك. لقد جربنا عرضًا توضيحيًا سريعًا استغرق دقائق قليلة وفوجئنا بمدى سهولة النظام.
تم ملء نموذج بسيط بسرعة ثم تم تجميعه مع النتائج التي يمكن تنظيمها بعد ذلك للتركيز على مقاييس محددة. بدت بعض الأدوات المضمنة في Smart Sheet سهلة الاستخدام مثل Trello و Excel والتي تشعر على الفور براحة أكبر بفضل الإلمام بالنظام ، وعندما يتم تصغيرها لتظهر لنا ما يمكنك فعله بعد ذلك بهذه المعلومات وكيف يمكنك ذلك. التوسع فيه ، كانت الاحتمالات لا حصر لها.
لقد أظهروا لنا نموذج نموذج يمكن إرساله تلقائيًا لمراجعته من قبل المستخدمين المعينين مثل أعضاء مجلس الإدارة أو المديرين التنفيذيين للموافقة عليه ، ويقدمون معلومات متسقة ومفصلة ، مما يحافظ على مجلس الإدارة والإدارة على اطلاع دائم بحالة المشاريع وبمجرد الموافقة عليها يمكن أن تكون يتم إرسالها إلى فرق محددة أو على مستوى الشركة.
يمكن أن يكون هذا بسيطًا أو معقدًا حسب احتياجات المستخدم وغالبًا ما يشكل اللبنات الأساسية للمشروع – حتى يمكن تخصيصها لتتناسب مع العلامة التجارية للشركة.
لقد أوضحوا كيف يمكن استخدام Smartsheet لتخطيط العمل والتقاطه وإدارته وأتمتة وإعداد تقرير عن العمل ، مما يوفر مشاريع متعددة مرئية على لوحة معلومات المحفظة ، مما يوفر نظرة عامة مفصلة عن كل ما يجري وتقدمه ومستوى إكمالها.
توفر لوحة تحكم المشروع نظرة عامة تسمح للشركات بتتبع المشاريع والحفاظ على الوقت والميزانية ويمكن مشاركتها مع استخدامات متعددة. بعد أن شاهدنا عن كثب مدى سرعة بناء هذه الأشياء وإرسالها وجمع البيانات بسرعة ، فليس من المستغرب أن يتمكن المستخدم من إنشاء العشرات من نماذج المشاريع في ساعة واحدة ، ودفع المشاريع حقًا إلى الأمام والحصول على معلومات قيمة في أيدي أولئك الذين يحتاجون إليها في أسرع وقت ممكن.
يبدو المستقبل مثيرًا لـ Smartsheet ، حيث يقولون إن التطورات الأخيرة في أدوات الذكاء الاصطناعي تكمل العمل الذي يقومون به بالفعل وأنهم يتطلعون إلى معرفة المزيد عن التكنولوجيا والتحديثات القادمة.
ساعد Smartsheet بالفعل مكلارين على تحقيق مستويات جديدة من الكفاءة ، مما سمح لهم بالعمل بذكاء وأسرع حتى يتمكنوا من التركيز على تطوير سياراتهم المذهلة الفائزة بالسباقات.
من إدارة الأصول الرقمية ، إلى تحسين كفاءة الفريق والتعاون ، أصبحت Smartsheet أداة لا غنى عنها. لقد وفر الوقت ومكّن الفريق.
نجاح ماكلارين على حلبة السباق مدعوم الآن بالحلول المبتكرة والقابلة للتطوير التي تقدمها سمارت شيت. لقد تخطوا خط النهاية معًا وفي عالم سريع الخطى للفورمولا 1 ، حيث كل جزء من الثانية مهم ، أثبتت شراكة McLaren و Smartsheet أن الأدوات المناسبة والفريق الأكثر تماسكًا يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
إنه يثير السؤال – كيف يمكن لرياضات السيارات أو مناطق أخرى من عالم الرياضة أن تتغير عندما تحاول الفرق والمنافسون تضمين التكنولوجيا في عملياتهم؟ هل هناك مكاسب محتملة كبيرة لم نرها بعد؟