يشعر أكثر من واحد من كل أربعة موظفين بريطانيين أن البريد الإلكتروني هو شكل من أشكال التواصل “قديم” – ومن المرجح أن يشعر الجيل Z وجيل الألفية أنه لا يستحق ذلك
أظهر البحث أن موظفي الشركات الصغيرة أعربوا عن أكبر إحباطاتهم عندما يتعلق الأمر باستخدام البريد الإلكتروني في العمل – حيث ذكر ما يقرب من النصف (48٪) أن رسائل البريد الإلكتروني المهمة يمكن أن تُفقد في مجلدات “البريد العشوائي” أو “غير المرغوب فيها”.
ويعاني آخرون من حقيقة أنه من السهل إساءة فهم أسلوب البريد الإلكتروني (55%)، أو أن صندوق الوارد الخاص بهم يمكن أن يصبح سريعًا مسدودًا برسائل البريد الإلكتروني التي لا تتعلق بهم (44%).
وقد شعر واحد من كل خمسة بالإحباط لأنهم غير قادرين على إزالة أنفسهم من سلاسل البريد الإلكتروني، بينما يشعر 24% أن الحصول على رد أو استجابة لرسالة بريد إلكتروني يستغرق وقتًا طويلاً.
على هذا النحو، يشعر أكثر من الربع (27٪) من أصل 4000 عامل شملهم الاستطلاع، من الشركات الصغيرة في جميع أنحاء المملكة المتحدة، أن البريد الإلكتروني هو شكل من أشكال التواصل “قديم” – ويشعر 22٪ أن إنتاجيتهم في العمل ستزداد إذا اعتمدت شركاتهم على ذلك. أقل على البريد الإلكتروني.
كما وجد البحث، الذي أجراه Slack، أن الموظف العادي يقضي ثماني ساعات و42 دقيقة كل أسبوع، في صياغة ما معدله 99 رسالة بريد إلكتروني.
لكنهم يعتقدون أن هذه الرسائل تتم قراءتها وفهمها بشكل كامل من قبل المستلمين في أقل من نصف الوقت (42%) – وهو ما تدعمه حقيقة أن أربعة من كل عشرة لن يكلفوا أنفسهم عناء قراءة رسالة بريد إلكتروني أطول من ثماني جمل، لأن هذا هو تعتبر “طويلة جدا”.
وقام أولئك الذين شملهم الاستطلاع بحذف أو عدم قراءة رسالة بريد إلكتروني، بناءً على سطر الموضوع فقط، بمعدل ست مرات يوميًا – مما يترك 31٪ يفوتون شيئًا مهمًا.
وقالت ديردري بيرن، رئيسة شركة Slack في المملكة المتحدة وإيرلندا: “البريد الإلكتروني هو صرصور الإنترنت – فهو ببساطة لن يموت. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية، يكشف البحث أن هذه التكنولوجيا التي يبلغ عمرها 50 عامًا ليست مناسبة للغرض.
“يخسر الموظفون في الشركات الصغيرة يوم عمل كل أسبوع لصياغة رسائل البريد الإلكتروني – التي غالبًا ما تكون غير مقروءة – على حساب العمل الإنتاجي.
“الأمر متروك للقادة لتبني التكنولوجيا التي تساعد على تبسيط الاتصالات وتبادل المعرفة، وتسريع العمل باستخدام الذكاء الاصطناعي والأتمتة، والتي تحافظ على مشاركة الجميع وتركيزهم على عمل أكثر فائدة وتأثيرًا.
“قد لا يختفي البريد الإلكتروني تمامًا أبدًا، ولكن إذا تمكنا من تجاوز طغيان البريد الوارد، فيمكننا إحداث فرق هائل في العمل اليوم.”
ووجدت الدراسة أيضًا أن الآخرين الذين لم يستوعبوا رسالة البريد الإلكتروني بشكل كامل، جعل 68% يشعرون بأن أسئلتهم لم يتم الرد عليها، و46% لديهم استفسار أجابوا عليه بالفعل، في حين أن ما يقرب من النصف (46%) تم توجيههم بطريقة خاطئة. الاسم في بداية البريد الإلكتروني.
ويواجه 35% صعوبة في توقع البقاء “رسميًا” في رسائل البريد الإلكتروني – ومن المرجح أن يشعر الجيل Z (45%) وجيل الألفية (38%) بهذه الطريقة، مقارنة بـ 28% فقط من الجيل X، و22% من الأطفال الصغار. جيل الطفرة السكانية.
نتيجة لذلك، من المرجح أن يشعر المشاركون الأصغر سنًا بأن رسائل البريد الإلكتروني لا تستحق العناء (30% من الجيل Z، و24% من جيل الألفية) مقارنة بالأجيال الأكبر سنًا (17% من الجيل X، و12% من جيل طفرة المواليد).
ومع ذلك، يشعر ما يقرب من ستة من كل عشرة (57%) أن شركاتهم تعتمد على البريد الإلكتروني لأنها الطريقة التي تتم بها الأمور دائمًا، إلى جانب كونها غير مكلفة (57%)، ولأن الجميع يستخدمونها (47%).
لكن أربعة من كل عشرة يشعرون بأنهم متورطون في العمل بسبب المهام الوضيعة مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني – ومن المرجح أن يشعر الجيل Z بهذه الطريقة (52%).
كما أن تصفية رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة (49%)، والرد على رسائل البريد الإلكتروني (35%)، والعثور على المعلومات الداخلية التي يحتاجونها لدورهم (23%)، تزيد أيضًا من صعوبة النجاح في دورهم.
ونتيجة لذلك، وجد البحث الذي أجري عبر OnePoll أن 29% يعتقدون أن أدوات الذكاء الاصطناعي ستزيد من إنتاجيتهم – مع اعتقاد 10% فقط أنها سيكون لها تأثير سلبي.
واعتبر أن استبدال المهام اليدوية والمتكررة هو الأكثر جاذبية للذكاء الاصطناعي (51%)، يليه تلقي إجابات فورية (41%)، وتحرير وقت التركيز لمهام أخرى (41%).
وأضاف علي رايل، نائب الرئيس الأول لإدارة المنتجات في Slack: “يختلف هيكل العمل اليوم اختلافًا كبيرًا عما كانت تبدو عليه الوظائف في الماضي.
“لدينا الآن منصات إنتاجية وأدوات خاصة بالوظائف في متناول أيدينا، لمساعدتنا على تحقيق أقصى استفادة من وقتنا ومواهبنا.
“عندما ندمج مكان عملنا – الطريقة التي نتواصل بها، والأدوات التي نستخدمها لإنجاز العمل، والتي تتضمن الذكاء الاصطناعي بشكل متزايد – فإننا نعزز الاتصال الأعمق، والتواصل الأسرع، والوضوح الأكبر من خلال السياق المشترك، وبشكل عام، فإننا نضيع وقتًا أقل.
“لا يمكن أن تضيع المعلومات من خلال الشقوق عندما يكون هناك مكان واحد يمكن لكل فرد في الشركة الذهاب إليه للعثور على المعلومات.”
أكبر التحديات مع البريد الإلكتروني:
- من السهل إساءة فهم النغمات (55%)
- يمكن أن تنتقل رسائل البريد الإلكتروني المهمة إلى البريد العشوائي أو البريد غير المرغوب فيه (48%)
- يتم انسداد صندوق الوارد الخاص بي بسهولة برسائل البريد الإلكتروني التي لا تتعلق بي (44%)
- هناك توقع بالبقاء “رسميًا” (35%)
- لا أستطيع العثور على المعلومات الصحيحة لأنها مدفونة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني (30%)
- لم يتم إرسال نسخة إليّ من رسائل البريد الإلكتروني أو في موضوع يحتوي على معلومات أساسية (25%)
- يستغرق الحصول على الرد/الإجابة وقتًا طويلاً جدًا (24%)
- لا أستطيع إزالة نفسي من سلاسل البريد الإلكتروني (20%)